La reunión de trabajo

A veces el reunir a todo un personal, coordinar una reunión de trabajo o preparar temas a tratar, podría ser un poco abrumador y más si lo que se está buscando es concretar el encuentro.

La idea de una reunión, es discutir distintos puntos de vista, definir planes de acción e informar al equipo lo que sucede en el trabajo.Muchos profesionales definen a una reunión de trabajo cómo largas y tediosas e inclusive algunas veces para algunos termina siendo una pérdida de tiempo

Según los expertos esto se debe a que la mayoría de las veces, no se toman las precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los temas centrales por los que fueron convocados.

Es por eso que a veces es necesario dar un giro en la percepción que se tiene de estas reuniones, y de lo que significa sentarse con los miembros del trabajo a discutir aquellos asuntos que diariamente son debatidos de manera informal y que por ende quedan inconclusos.

A continuación te presento algunos consejos para llevar a cabo una reunión de trabajo

1.  Puntualidad

Qué importante es ser puntual, imagínate que citas a una persona y esta llega con 10 minutos de retraso, es obvio que después del retardo ya no te dará el mismo tiempo para concluir los pendientes a tratar.

De la puntualidad depende que la reunión sea más efectiva y productiva. Los horarios recomendados para una reunión de trabajo son: recién comenzando el día 9:00am o después de la comida a las 3:00pm

2.  Temas a tratar

No olvides contar con una agenda preparada con los temas que vas a tratar en la reunión de trabajo. Contar con información previa, ayudará para comunicarle a los asistentes los temas que se abordarán, de esta manera podrán participar con diferentes ideas y propuestas claras.

3.  Reunión con humor ¿por qué no?

Un buen expositor sabe identificar cuándo la audiencia necesita relajarse un poco, distenderse, concentrarse, cuando se sienten incómodos, y cuándo es el momento de hacer un break”,

¿Qué hacer si la reunión de trabajo se convirtió a una comida de negocios?

Antes de invitar a tu cliente debes tomar en cuenta los siguientes factores: comida, lugar y distancia.

Aquí unos breves consejos que deberás tomar en cuenta

1.  Lugar de la reunión

Procura acudir a lugares que ya conozcas esto ayudará a que los servicios sean mejores, pues así tendrás la confianza de hablar con el encargado para que te atienda lo mejor posible antes de que empiece la reunión.

2.  El saludo

Aunque estés fuera de tu oficina, lo correcto en esta reunión de trabajo será el saludo de mano. Si te encuentras sentado cuando llega otra persona, ponte de pie y  de igual manera ofrece el saludo de mano.

3.  ¿En qué momento hablar de negocios?

El tema de negocios se trata durante el postre y/o el café. Aprovecha la primera parte de la comida para saber más de la personalida y gustos de la otra persona

4.  Fin de la reunión ¿quién paga?

El que invita a concretar un negocios deberá pagar. Si la otra persona se ofrece a pagar, tu insiste y comentale que la próxima reunión podrá pagarla

Ya sea dentro o fuera de la oficina, no olvides tomar nota de lo tratado en la reunión de trabajo, de esta manera te será más fácil llevar a cabo los planes acordados. Si tú como expositor tomas nota de lo que sucede durante la reunión, generas mayor interés hacia los asistentes, los cuales sentirán que fueron tomados en cuenta

Es necesario, eso sí, esmerarse porque la cita no sea un encuentro aburrido, sino una instancia para debatir ideas y tomar decisiones entre todos los asistentes. Sólo así podrá concretar los objetivos que lo llevaron a organizar el encuentro, y su equipo no tendrá las ansias de mirar el reloj y desear que las horas pasen rápidamente

 Reunirse es un comienzo, permanecer juntos es el progreso y trabajar juntos es el éxito.

Henry Ford

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